Was Sie aus diesem Case mitnehmen
- 01
Warum ‚wir digitalisieren Excel' die falsche Frage ist
- 02
Wie Co-Design mit den eigentlichen Nutzern Akzeptanz erzeugt, die kein Change-Programm schaffen kann
- 03
Warum Kürzest-Schulung (2x90 Min) besser wirkt als ein Ganztages-Workshop
- 04
Wie Excel-Parallelbetrieb den Wechsel-Druck rausnimmt
Problemstellung
Die Einsatzplanung lief über elf parallele Excel-Dateien, geteilt auf zwei Netzlaufwerken. Krankheitsbedingte Ausfälle und Tausch-Wünsche wurden per Anruf koordiniert. Das Führungsteam hatte kein einheitliches Bild über Auslastung und Reserven — Entscheidungen wurden nach Bauchgefühl getroffen.
Lösungsmöglichkeit
Wir haben drei Wege diskutiert: ein Standard-Workforce-Management einführen, die Excel-Welt mit RPA überbrücken, oder ein leichtes verknüpftes System auf bestehenden Microsoft-365-Tools aufbauen. Entschieden wurde Variante 3 — weil Lizenzen vorhanden waren und das Team kein neues Tool lernen wollte.
Wie wir vorgegangen sind
- 1Woche 1–2 · Standortbestimmung
14 Tage Shadowing in der Leitstelle, Mapping aller Schicht-Touchpoints, Identifikation der vier echten Engpässe.
- 2Woche 3–5 · Ko-Design mit Disponenten
Drei Workshops mit den drei Disponenten-Teams. Sie haben den Daten-Flow und die UI mitgestaltet, nicht abgenickt.
- 3Woche 6–10 · Aufbau
SharePoint-Listen, Power Automate-Flows für Tausch-Anfragen, Power BI-Dashboard für die Leitung. Pilot mit einem Standort.
- 4Woche 11–16 · Rollout
Übertragung auf alle drei Standorte, Schulung in 2x90-Min-Slots, schriftliche Kurz-FAQ statt umfangreicher Doku.
Stolpersteine
Erste UI-Version war zu „sauber“ — Disponenten brauchten ihre gewohnten Spalten-Reihenfolgen. Wir mussten die Tabelle umbauen.
Ein Standortleiter blockierte intern, weil er den Verlust seiner persönlichen Excel als Verlust von Kontrolle empfand. Erst ein 1:1-Gespräch zur Rolle hat das aufgelöst.
Power Automate-Flows hatten am Anfang 4 % Fehlerquote bei Tausch-Anfragen — wir mussten die Logik um Sonderfälle ergänzen.
Learnings
„Wir digitalisieren Excel“ ist die falsche Frage. Die richtige: „Was funktioniert seit Jahren nicht, weil Excel es nicht kann?“
Die Disponenten waren die Experten, nicht wir. Ihre Beteiligung am UI-Design hat Akzeptanz erzeugt, die kein Change-Programm hätte schaffen können.
Schulung als Kürzest-Format (2x90 Min. + FAQ) hat besser funktioniert als ein ganztägiger Workshop.
Workaround — Change-Kollaps vermeiden
Wir haben die alten Excel-Dateien drei Monate parallel laufen lassen. Disponenten konnten jederzeit zurück. Diese Sicherheit hat den Druck aus dem Wechsel genommen — und nach 6 Wochen niemanden mehr in die Excels zurückgehen lassen.
Finale Lösung & Maßnahme
Heute laufen alle Schichten über das verknüpfte System. Disposition gewinnt im Schnitt 22 % Zeit pro Schicht zurück — die fließt direkt in operative Steuerung statt Suchen. Standortleitung hat täglich ein konsistentes Lagebild. Excel-Dateien sind archiviert, nicht gelöscht — das war Teil des Deals.
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Weitere Cases erscheinen demnächst auch als Podcast. Bis dahin: 30 Minuten direktes Gespräch sind oft schneller.